Шрифт: Arial Times
Размер: A A A
Кернинг: абв абв абв
Цвета: Ц Ц Ц Ц
Тоншаевский район
Официальный портал органа местного самоуправления Нижегородской области
Ссылки
ссылки

Баннер Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)



Узнай свою задолженность
Государственные услуги


Опрос
МФЦ


Официальный интернет-портал правовой информации
Работа в России
ГБУЗНО «Нижегородский областной центр по профилактике и борьбе со СПИД и инфекционными заболеваниями»
Портал поддержки предпринимательства Нижегородской области
Карта доступности объектов для инвалидов
Портал «СВЕТЛАЯ СТРАНА»
Вам решать
ЭЛЕКТРОННЫЙ БОЛЬНИЧНЫЙ  Карта52  GTD 

ГосуслугиЗаконодательное собрание
Администрация Нижнего НовгородаГородская дума Нижнего Новгорода
Правительство Нижегородской областиПолпред президента в ПФО

Яндекс.Метрика   

Рейтинг@Mail.ru    

постановление администрации Тоншаевского муниципального района от 25.06.2019 №222 «О переходе администрации Тоншаевского муниципального района Нижегородской области на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи»

 АДМИНИСТРАЦИЯ ТОНШАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

222

 

25 июня 2019 года

 

64-р

 

 


_______________________                                                                                      №  ________________                 

О переходе администрации Тоншаевского муниципального района Нижегородской области на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи

 

 

 

 

 

 

 


В целях оптимизации работы с документами в администрации Тоншаевского муниципального района и внедрения в работу электронного документооборота с использованием электронной подписи, администрация Тоншаевского муниципального района Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемый Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в администрации Тоншаевского муниципального района Нижегородской области.

2. Отделу организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения организовать поэтапный переход на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи в рамках «пилотного проекта» с 1 июля 2019 года.

3. До момента подключения к системе электронного документооборота с использованием электронной подписи работу по приему документов из системы электронного документооборота осуществлять на выделенном рабочем месте в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Тоншаевского муниципального района, утвержденной постановлением администрации Тоншаевского муниципального района от 20 февраля 2014 года № 20.

4. Отделу организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского муниципального района:

4.1. Обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте администрации и опубликование в районной газете «Край родной».

4.2. Довести настоящее постановление до сведения всех структурных подразделений.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

 

 

Глава администрации                                                                               А.В. Афанасьева


Утвержден

постановлением администрации Тоншаевского муниципального района

Нижегородской области

от 25 июня 2019 года № 222

 

 

Регламент

электронного документооборота с использованием электронной подписи

(далее - Регламент)

 

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее - СЭДО) в администрации Тоншаевского муниципального района Нижегородской области (далее - администрация Тоншаевского района) при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, последовательность их согласования и отправки, подписания и электронной отправки, а также описание функций по применению электронной подписи (далее - ЭП).

1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми отраслевым (функциональным) органам и структурным подразделениям администрации Тоншаевского района, являющимися участниками электронного документооборота, обеспеченными ЭП.

1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 5 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Тоншаевского района;

документооборот - движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в указанный адрес;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенных для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанных с ключом электронной подписи и предназначенных для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.

подписант - должностное лицо, имеющее право подписи;

подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа;

пользователи - сотрудники, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), подготовку проектов резолюций (помощник), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства);

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.5. В администрации Тоншаевского района создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

1.7. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, юридически значимым, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.8. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной. Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.9. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - защищенных электронных носителей ключевой информации.

1.10. Право подписи электронных документов с использованием ЭП имеют глава администрации Тоншаевского района, заместители главы администрации Тоншаевского района, руководители отраслевых (функциональных) органов Тоншаевского района, должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.11. Право согласования (визирования) электронных документов имеют все должностные лица и сотрудники администрации Тоншаевского района (по компетенции), которым установлена ЭП.

1.12. Право подписи резолюции ЭП имеют глава администрации Тоншаевского района, заместители главы администрации Тоншаевского района, руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации Тоншаевского района, должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.13. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО.

1.14. Настоящий Регламент используется для организации работы по подписанию (согласованию, визированию) со следующими видами документов:

входящие (поступающие из сторонних организаций) документы; исходящие (отправляемые в сторонние организаций) документы;

внутренние (создаваемые в подразделениях администрации Тоншаевского района и направляемые в подразделения администрации Тоншаевского района документы);

поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы;

протоколы - документы информационного характера, предназначенные для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний.

1.15. Сотрудники администрации Тоншаевского района и ее отраслевых (функциональных) органов (пользователи СЭДО) обязаны ознакомиться с руководством по работе в СЭДО, иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

 

II. Общие вопросы приема и регистрации документов

2.1. Прием и регистрация входящих документов в адрес главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих по каналу межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и на официальный адрес электронной почты администрации Тоншаевского района official@adm.tns.nnov.ru) осуществляются отделом организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района, а поступающие в адрес руководителей отраслевых (функциональных) органов - сотрудниками соответствующих отраслевых (функциональных) органов.

2.2. Прием и регистрация обращений граждан на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих на официальный адрес электронной почты администрации Тоншаевского района official@adm.tns.nnov.ru, по каналу МЭДО, на официальный сайт органов местного самоуправления Тоншаевского района, а также в устной форме, поступивших на личных приемах главы администрации а Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района, осуществляется отделом организационно-правовой, кадровой работы и документационного  обеспечения администрации Тоншаевского района.

2.3. Регистрация входящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Вх- и индексом согласно классификатору, утверждаемому распоряжением администрации Тоншаевского района (далее - Классификатор).

Пример: Вх-143-123/19 (входящий документ, зарегистрирован в адрес администрации Тоншаевского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.4. Внутренние документы поступают и передаются только в электронном виде по СЭДО.

2.5. Регистрация внутренних документов, создаваемых в отраслевых (функциональных) органах администрации Тоншаевского района, осуществляется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района.

2.6. Регистрация внутренних документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Сл- и индексом.

Пример: Сл-143-01-123/19 (внутренний документ администрации, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.7. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района и в электронной форме (поступающих по СЭДО и подписанных ЭП) осуществляются отделом организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района.

2.8. Регистрация исходящих документов, подписанных заместителями главы администрации Тоншаевского района в ответ на обращения граждан, осуществляется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района.

2.9. Регистрация исходящих документов, подготовленных в отраслевых (функциональных) органах администрации Тоншаевского района, осуществляется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района.

Регистрация исходящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Исх- и индексом по Классификатору.

Пример: Исх-143-01-123/19 (исходящий документ, за подписью глава администрации Тоншаевского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.10. Регистрация обращений граждан осуществляется сквозным порядковым номером заявителя с префиксами: П- обращение в письменной форме, ЭП- обращение в форме электронного документа, в т.ч. смс-сообщение, У- обращение в устной форме, ЭУ- обращение в форме аудиосообщения, ЗИ- запрос информации), НО- не обращение, индексом согласно Классификатору.

Пример: П-143-01-123/19-2 (П- письменное обращение, 143- зарегистрировано в администрации Тоншаевского района Нижегородской области, 123- порядковый номер заявителя в текущем году, 2019 - год регистрации, 2- порядковый номер обращения заявителя в текущем году).

2.11. Регистрация поручений и протоколов осуществляется сквозными порядковыми номерами с префиксом Пр- для поручений и префиксом Прт- для протоколов.

Пример: Пр-143-01-123/19 (протокол, за подписью глава администрации Тоншаевского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.12. Линейка нумерации входящих, исходящих, внутренних документов, протоколов, поручений и обращений граждан обнуляется в начале каждого года.

 

III. Порядок регистрации входящих документов в СЭДО

3.1. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес)), проверку полноты оформления и комплектности документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации Тоншаевского района (далее - инструкция по делопроизводству). Документы, не подлежащие регистрации, передаются исполнителю также в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.2. Регистрация входящих документов в отделе организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района осуществляется в следующем порядке: документы, поступившие в адрес главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района с 8-00 до 16-00 регистрируются сотрудниками отдела организационно-правовой, кадровой работы и документационного  обеспечения датой текущего дня, после указанного времени датой следующего рабочего дня.

3.3. Сканирование документов на бумажных носителях для последующего занесения в СЭДО осуществляется следующим образом. На свободном от текста поле первого листа поступившего документа с использованием принтера наносится штрих-код, содержащий входящий номер документа.

Подготовленный к сканированию документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым. Документы формата А4, подшивка которых не скреплена печатью, расшиваются, помещаются в потоковый сканер и после сканирования сшиваются вновь. В результате сканирования получается электронный образ документов, поступивших в администрацию Тоншаевского района на бумажном носителе. Штрих-код документа считывается специальным устройством, распознается и позволяет идентифицировать документ. В соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в базе данных СЭДО. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

3.4. Не подлежат сканированию следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «конфиденциально»;

содержащие персональные данные, в том числе о муниципальных служащих администрации Тоншаевского района;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);

оформленные на листах формата более А4; оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

Работа с документами, не подлежащими сканированию, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.5. При регистрации документов в СЭДО вносятся следующие сведения:

1) адресант (корреспондент, отправитель - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4) наименование вида документа;

5) дата документа (проставляется дата, присвоенная организацией - автором документа);

6) исходящий номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

7) дата поступления документа;

8) регистрационный номер входящего документа (совпадает с номером на стикере);

9) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

10) заголовок к документу;

11) индекс дела по номенклатуре дел;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

15) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

16) отметка о контроле;

17) гриф ограничения доступа;

18) проверка электронной подписи;

19) подразделение - ответственный исполнитель документа;

20) файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

3.6. Сотрудник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО, регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

IV. Порядок регистрации обращений граждан в СЭДО

4.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном разделом III настоящего Регламента, с учетом следующих особенностей:

4.1.1. Обращения граждан на бумажном носителе, проходят первичную обработку и систематизацию (проверка правильности адреса доставки - наименование муниципального органа, в который направлено письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, наличия фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) заявителя и почтового адреса, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации); ошибочно доставленная корреспонденция и тексты, являющиеся по внешним признакам поздравлениями, приглашениями, соболезнованиями, печатными изданиями, текстами на иностранных языках, возвращаются в порядке, указанном в Инструкции по делопроизводству.

4.1.2. Обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района, регистрируются:

в письменной форме на бумажном носителе в течение трех дней с момента поступления;

в форме электронного документа: обращения, поступившие с 8-00 до 12-00 - датой текущего дня, после указанного времени - датой следующего рабочего дня;

обращения в устной форме регистрируются в день обращения.

Регистратор заполняет регистрационную карту в СЭДО, прикрепляет к ней электронный образ поступившего обращения (обращения на бумажном носителе подлежат сканированию с созданием электронного образа документа). В случае необходимости делается связка с иным(и) обращением(ями). При регистрации обращений граждан в СЭДО вносятся следующие сведения:

- дата регистрации; - фамилия(и), имя(имена), отчество(а) автора(ов), (последнее - при наличии); - почтовый(ые) адрес(а) автора(ов) и (или) адрес электронной почты;

- социальное положение автора(ов) (при наличии таких сведений); - сведения об адресате (орган, руководитель органа, либо иные адресаты);

- форма поступления (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

- кратность поступления обращения (первичное, повторное, неоднократное);

- признак «много пишущий автор»;

- канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет», личный прием граждан, выездной прием граждан, правовая консультация, интернет-линия, «горячая» телефонная линия, каналы электронного обмена - VipNet, КриптоПро или МЭДО, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и др.);

- наименование государственного (иного) органа или организации - отправителя (в случае поступления обращения в порядке переадресации в соответствии с компетенцией), дата и исходящий номер сопроводительного документа;

- краткое изложение вопроса (ов), содержащего(их)ся в обращении, с указанием четырехзначного цифрового кода каждого вопроса, содержащегося в обращении, в соответствии типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений (далее - Тематический классификатор);

- количество листов основного текста обращения;

- наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);

- вид вопроса (предложение, заявление, жалоба, «не обращение»);- признак постановки обращения на контроль;

- указания по исполнению документа (проект резолюции);

- регистрационный номер;

- фамилия и телефон регистратора.

 

V. Порядок рассмотрения документов в СЭДО с использованием электронной подписи главы администрации Тоншаевского района, заместителями главы администрации Тоншаевского района, руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации Тоншаевского района

 

5.1. Проекты резолюций главы администрации Тоншаевского района, исполняющего обязанности главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района подготавливаются ими самостоятельно.

5.2. Глава администрации Тоншаевского района, исполняющий обязанности главы администрации Тоншаевского района, заместители главы администрации Тоншаевского района подписывают резолюции в СЭДО с применением ЭП, после чего подписанные резолюции автоматически рассылаются для исполнения должностным лицам, указанным в резолюции.

5.3. Резолюция на бумажном носителе подлежит внесению в СЭДО и сканируется. При этом поручение автоматически передается в электронные папки «Новые задания» или «Новая корреспонденция», «Обращения граждан» ответственных лиц, определенных в резолюции подписанта исполнителями.

5.4. Документы на бумажном носителе передаются ответственному исполнителю, указанному в резолюции. Соисполнителям документа копии на бумажном носителе не передаются, для работы используется электронный образ документа в СЭДО (прикрепленный файл к регистрационной карточке документа).

5.5. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения проекта резолюции наделяются:

Глава администрации Тоншаевского района

Заместители главы администрации Тоншаевского района;

Руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации Тоншаевского района, их заместители, сотрудники администрации Тоншаевского района на основании поручений вышестоящего руководителя; сотрудники, ответственные за делопроизводство в администрации Тоншаевского района и отраслевых (функциональных) органов.

5.6. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭДО) с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО. При получении документа с подписанной резолюцией на бумажном носителе резолюция сканируется, дальнейшая работа осуществляется с электронным образом документа в СЭДО.

 

VI. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов в СЭДО с использованием электронной подписи

 

6.1. При подготовке проекта внутреннего либо исходящего документа исполнитель выполняет следующие действия:

создание регистрационной карты (далее - РК) внутреннего или исходящего документа; заполнение обязательных полей на вкладке «Данные»;

прикрепление файлов документа на вкладке «Версии файлов»;

создание маршрута согласования на вкладке «Согласование»;

установка признака «Подписывать файлы при согласовании» в карточке маршрута согласования;

перечисление в карточке маршрута согласования сотрудников, которым документ направляется на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования).

Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием вида согласования «Утверждение». Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;

Исполнитель осуществляет контроль процесса согласования. После завершения процесса согласования исполнитель направляет документ на подписание. В случае, если в документ внесены изменения, прикрепляет файл с измененной версией документа.

Исполнитель запускает маршрут согласования либо утверждения по кнопке «Начать согласование».

6.2. Лица, которым документ поступил на согласование (визирование), осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр карточки согласования из папки «Исполнитель - Новые поручения» или «Руководитель - На согласование»;

ознакомление с прикрепленными файлами документа;

ознакомление с результатами предыдущего согласования на вкладках «Лист согласования» и «Дерево резолюций»;

внесение замечаний в текст документа и/или в поле «Замечания» карточки задания на согласование (при наличии замечаний);

прикрепление ответного файла или листа замечаний в поле «Ответный файл» карточки задания на согласование (при необходимости);

простановку отметки о согласовании или отклонении по каждому файлу (при наличии замечаний допустимо проставлять отметку о согласовании или об отклонении по усмотрению согласующего).

При согласовании документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.3. При поступлении документа на подписание (согласование), осуществляется следующая последовательность действий:

просмотр карточки задания на согласование из папки «Новая корреспонденция на руководителя»;

проверка наличия всех необходимых виз и корректности ЭП по листу согласования или на вкладке «Дерево резолюций»;

проверка качества подготовки и оформления служебных документов, представляемых на подпись главе администрации Тоншаевского района (должностному лицу, его замещающему), в случае необходимости осуществляется возврат документа исполнителю на доработку;

направление документа руководителю на подписание (операция «Утверждение») выполняется в случае, если проверка виз и корректности ЭП согласующих сторон проведена успешно, путем выбора руководителя в поле «Сотрудник» после нажатия па кнопку «Передать получателям»;

отклонение документа от операции «Утверждение» с указанием причины отклонения выполняется в случае, если отсутствуют необходимые визы и/или действительность ЭП согласующих сторон не подтверждена, путем нажатия на кнопку «Отклонить». Направление документа на операцию «Утверждение» при отклонении документа не выполняется.

6.4. Глава администрации Тоншаевского района, заместители главы администрации Тоншаевского района, руководители отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений администрации Тоншаевского района и их заместители, выполняющие согласование (подписание) документов в СЭДО, осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр документа и листа согласования в папке «На подпись»;

подписание (согласование) документа путем нажатия на кнопку «Подписать» («Согласовать») или отказ в подписании (согласовании) документа с указанием причины отклонения путем нажатия на кнопку «Отклонить».

Подписание файлов документа ЭП на планшетном компьютере выполняется автоматически, выполнение дополнительных действий не требуется. При подписании (согласовании) документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.5. Исполнитель, направивший документ на согласование (визирование) либо подписание, осуществляет следующую последовательность действий:

проверку наличия документов в папке «Мои документы - согласование завершено» либо в папке «Отклоненные задания на согласование»;

просмотр результатов согласования в регистрационной карточке документа на вкладке «Лист согласования», «Резолюции» или «Согласование»;

сведение результатов согласования и направление исправленного документа на дополнительное согласование или подписание.

При наличии замечаний к документу исполнитель создает новую версию файла документа, вносит изменения в файл новой версии, создает и запускает новый маршрут согласования.

При создании маршрута согласования исполнитель прикладывает лист учета замечаний как сопроводительный файл.

При отсутствии замечаний, наличии всех виз согласующих и действительности ЭП согласующих сторон исполнитель направляет документ на подписание; после подписания документ передается на регистрацию.

6.6. Используются следующие модели согласования документов:

- параллельная (проект документа направляется на согласование одновременно всем согласующим);

- последовательная (проект документа направляется на согласование согласующим по очереди);

- комбинированная (одна часть процесса согласования документа осуществляется по последовательной модели, другая - по параллельной).

Выбор той или иной модели согласования осуществляется исполнителем документа при формировании списка согласующих и направлении документа на согласование.

 

VII. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции в СЭДО

7.1. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района осуществляется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации Тоншаевского района осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в соответствующих отраслевых (функциональных) органах администрации Тоншаевского района.

7.2. Сотрудники, осуществляющие регистрацию и передачу документов адресатам (получателям), осуществляют следующую последовательность действий:

проверяют наличие всех необходимых виз и действительность электронных подписей согласующих на вкладках «Лист согласования», а также наличие отметки в колонке «Статус ЭП» Листа согласования «Подпись истинная»;

выполняют регистрацию документа (при успешной проверке) или возврат документа на подготовку (если при проверке выявлены нарушения в порядке согласования или недействительных электронных подписей (установлена недействительность ЭП);

распечатывают на бланке (состав видов и формы бланков, применяемых в администрации Тоншаевского района, утверждены Инструкцией по делопроизводству) зарегистрированный документ, проставляют штамп подтверждения электронной подписи, прикрепляют сканированный образ документа к регистрационной карточке.

7.3. При изготовлении подписанного электронного документа на бумажном носителе подпись главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района заверяется:

оттиском штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом) «Копия электронного документа, подписанного электронной подписью»;

собственноручной подписью уполномоченного на заверение копий документов сотрудника (управляющего делами администрации) в установленном порядке, при этом его фамилия и дата создания копии электронного документа проставляются на бумажном носителе.

Для заверения копий электронных документов применяется отдельный оттиск штампа.

7.4. Подписанные документы, подготовленные на бумажном носителе, передаются в отдел организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района для регистрации.

 

VII. Контроль исполнения документов в СЭДО

8.1. Централизованный контроль исполнения поручений главы администрации Тоншаевского района, заместителей главы администрации Тоншаевского района в СЭДО осуществляется отделом организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района, а в отраслевых (функциональных) органах администрации Тоншаевского района - ответственными должностными лицами данных отраслевых (функциональных) органов.

8.2. В целях организации централизованного контроля исполнения в СЭДО:

8.2.1. Специалистом отдела организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района осуществляется постановка на контроль документа в СЭДО в течение рабочего дня, с указанием промежуточных и итоговых сроков исполнения по каждому пункту документа, поставленного на контроль.

Аналогичные действия по постановке на контроль и дальнейшей организации контроля исполнения документов, поступивших в адрес отраслевых (функциональных) органов администрации Тоншаевского района осуществляются ответственными сотрудниками отраслевых (функциональных) органов администрации Тоншаевского района соответственно.

Указанные действия осуществляются в соответствии с последовательностью операций, указанных в руководстве пользователя СЭДО.

Информация о документах, поставленных на централизованный контроль, о ходе их исполнения, доступна для работы в СЭДО на рабочих местах ответственных сотрудников.

8.2.2. Ответственным сотрудником, на рабочем месте которого установлена СЭДО, формируется перечень контрольных документов со сроками исполнения, истекающими в предстоящий период, и передается для работы в установленном порядке сотруднику, ответственному за организацию контроля исполнения (далее - контролер), а в случае поступления на исполнение срочного документа, данная информация передается незамедлительно.

Контролер доводит информацию о предстоящих к исполнению документах до конечных исполнителей и их руководителей.

При наличии технической возможности входа в СЭДО под единой учетной записью, данные операции осуществляются непосредственно сотрудником, ответственным за организацию контроля исполнения

8.2.3. Работа по исполнению и организации контроля исполнения осуществляется с использованием технических возможностей СЭДО в соответствии с руководством пользователя СЭДО. Все отчеты об исполнении контрольных документов размещаются в СЭДО в соответствии с контрольными сроками.

8.2.4. Специалистами отдела организационно-правовой, кадровой работы и документационного обеспечения администрации Тоншаевского района при работе в СЭДО осуществляется:

проверка факта доведения документов и поручений до конкретных исполнителей;

проверка хода исполнения, редактирование контрольной карты путем внесения данных о ходе исполнении поручения, в т.ч. фиксирование причин неисполнения в установленные сроки, причин переноса срока исполнения и установление новых сроков исполнения;

снятие поручений с контроля, закрытие контрольной карты поручения путем внесения данных об исполнении поручения. Основанием для снятия поручения с контроля является документированное подтверждение исполнения поручения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или наличие нового поручения, отменяющего контролируемое;

формирование отчетов по исполненным поручениям;

формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.

 

IX. Требования при организации хранения и использования носителей ключевой информации

 

9.1. Ключ ЭП является персональным, выдается сотрудникам администрации Тоншаевского района под роспись, запрещена передача ключа ЭП другим лицам.

9.2. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи должен обеспечить все необходимые меры, исключающие несанкционированный доступ к принадлежащему ему ключевому носителю.

9.3. При работе с ЭП запрещается:

- производить несанкционированное копирование носителей ключевой информации;

- выносить носители ключевой информации за пределы рабочих помещений;

- выводить ключи ЭП на экран монитора или принтер;

- записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы.

9.4. Владельцы ключей ЭП несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) ключей ЭП и обязаны обеспечить их сохранность, неразглашение и нераспространение.

9.5. Срок действия ключей ЭП - один год. Владелец ключа ЭП получает право использования соответствующего ключа подписи в течение всего срока действия.

9.6. При компрометации ключа ЭП (хищении, утрате, разглашении, несанкционированном копировании и других происшествиях, в результате которых ключ ЭП мог стать доступным третьим лицам и (или) процессам) владелец ключа ЭП немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает об этом системному администратору администрации Тоншаевского района.

9.7. При увольнении работник в обязательном порядке сдает ключ ЭП системному администратору администрации Тоншаевского района.

 

X. Порядок устранения неисправности СЭДО

10.1. В случае возникновения в СЭДО сообщений об ошибках, сотрудники администрации Тоншаевского района информируют системного администратора администрации Тоншаевского района.

Системный администратор администрации Тоншаевского района устанавливает причины возникновения ошибки и организует работу по ее устранению.

Дизайн шаблонов - студия «Графит»
система управления «TreeGraph»